Idealerweise werden die Objektdaten aus einem primären ERP-/Abrechnungssystem importiert und bestenfalls regelmäßig aktualisiert. Dies beinhaltet die Objekt- bzw. Liegenschafts- und Wohnungs-/Stellplatzinformationen. Zu diesen Einheiten werden dann die entsprechenden Ansprechpartner (z.B. Wohnung => Eigentümer, Mieter, Vorbesitzer, Vormieter / Liegenschaft => Objektbetreuer, Hausmeister, Verwaltungsbeirat, Heizkostenabrechner, Schlüsseldiensst, etc.) zugeordnet. Gleichzeitig werden über die jeweiligen Attributlisten die Informationen in den Einheiten (Liegenschaft => Wirtschaftsjahrbeginn, verwaltet seit, Baujahr, etc. // Wohnung => Hausgeld, Miete, Nebenkosten, Wohnungsgröße, MEA, etc.) hinterlegt.
Im folgenden wird erklärt, wie diese Daten zu pflegen sind:
Ansprechpartner zuordnen, ändern, entfernen
Generell können an jede Objekteinheit von Liegenschaft über Gebäude und Wohnung Ansprechpartner/Gewerke zugeordnet werden. Die Ansprechpartner einer Wohnung (Eigentümer, Mieter, Vorbesitzer, Vormieter) werden idealerweise aus einem führenden ERP-/Abrechnungssystem übernommen und aktualisiert. Technisch gesehen funktioniert die Zuordnung im CAJAC aber immer gleich.
Zuordnen eines Hausmeisters auf Objektebene:
Auf dem Objektreiter wird das gewünschte Objekt selektiert: (Standardmäßig werden zunächst die Stammdaten angezeigt)
Auswahl des Tabs ‚Ansprechpartner‘
Mit der rechten Maustaste in die Liste der Ansprechpartner klicken und ‚Hinzufügen‘ wählen
Es wird nun die Standard-Suchmaske für Personen/Adressen angezeigt (Wenn man sicher ist, dass die Adresse noch nicht im CAJAC erfasst ist, kann man über ‚Neu‘ die Adresse auch an dieser Stelle neu anlegen)
Entweder es wird eine Auswahl der gefunden Adressen angezeigt oder evtl. auch nur direkt eine Adresse gefunden, die dann sofort in die Folgende Zuordnungsmaske übernommen wird:
Nach Aktualisierung der Ansicht des Objektbaums wird der Hausmeister dort ebenfalls als Person/Adresse angezeigt
WICHTIG! ACHTUNG: Um diese Verknüpfung zu ändern oder wieder zu entfernen markieren Sie den Eintrag rechts in der Übersicht unter ‚Ansprechpartner‘ und wählen mit der rechten Maustaste ‚Entfernen‘ (der Ansprechpartner wird aus dem Objekt entfernt) oder ‚Verknüpfung -> Ändern‘:
Mit ‚Verknüpfung – Ändern‘ bekommt man wieder die Eingabe für die Zuordnung und Funktion:
Hier kann dann z.B. die Funktion geändert werden oder auch eine andere Adresse gesucht und eingetragen werden.
