Prozessvorlagen vereinfachen die täglichen Arbeitsabläufe. Beteiligte Adressen/Personen werden automatisch zugeordnet, notwendige Formulare oder auch E-Mail-Vorlagen werden automatisch eingefügt und auch bereits mit eingebundenen Platzhaltern vorkonfiguriert.
Notwendige Tätigkeiten werden wie eine Checkliste generiert und können von den Mitarbeitern abgearbeitet werden.
Konfiguriert man die Prozessvorlagen als Workflows kann der Ablauf der Tätigkeiten definiert werden: Im Gegensatz zu einem einfachen Prozess ohne Workflow werden hier die Tätigkeiten in eine Reihenfolge gesetzt, Abhängigkeiten können definiert werden und der Mitarbeiter wird Schritt für Schritt durch den Prozess geführt.
Berechtigungsobjekte
Voraussetzung zum Anlegen einer Prozessvorlage sind folgende Berechtigungsobjekte (außerdem mus der Benutzer das Benutzer-Profil admin) besitzen:
- WorkUnitTemplate (Prozess-/Tätigkeitsvorlagen)
- DocumentTemplateToWorkUnitTemplate (Zuordnung Dokumentvorlagen zu Prozess/Tatigkeitsvorlagen)
- PersonToWorkUnitTemplate (Zuordnung Personen/Adressen zu Prozess/Tätigkeitsvorlagen)
- DivisionToWorkUnitTemplate (Zuordnung Abteilung zu Prozess/Tätigkeitsvorlagen)
- HumanToWorkUnitTemplate (Zuordnung Bearbeiter zu zu Prozess/Tätigkeitsvorlagen)
Anlegen einer Prozessvorlage
Menüpfad: Admin -> Prozesse und Workflow -> Prozessdefinition
| Feld | Beschreibung | Beispiel |
| Benennung | Allgemeine Benennung der Prozessvorlage. (obligatorisch) | Allgemeine Beauftragung |
| Art | Prozess (obligatorisch) | Allg. Beauftragung ${Object.m_sIdent}$ ${Object.m_sName}$ |
| Nummer | Wird automatisch vergeben | WET00030140 |
| Betreff | Benennung des Prozessnamens beim Anlegen eines Prozesses. Hier können auch Platzhalter verwendet werden. Bleibt dieses Feld leer, wird beim Anlegen eines Prozesses mit dieser Vorlage die Benennung der Prozessvorlage verwendet. (optional) | Allgemeine Beauftragung |
| Attributliste | Klassifizierung der Prozessvorlage. CAJAC bietet bereits eine Sammlung von Klassifizierung an, diese können über die Attributlistenverwaltung jederzeit erweitert werden. Die bereits bestehenden Klassifizierungen besitzen i.d.R. ein eigenes Icon und teilweise weitere Attributfelder. (optional) | Auftrag |
| Themenbereich | Für das QM-Handbuch kann die Prozessvorlagen verschiednen Verwaltungsbereichn zugeordnet werden (WEG-Verwaltung, Mietverwaltung, Intern, etc.). Diese Bereiche sind auch jederzeit erweiterbar. (optional) | WEG-Verwaltung |
| Startstatus | In der Prozessbearbeitung kann über den Startstatus der jeweilige Zustand des Prozesses oder der Tätigkeit verwaltet werden. Der Startstatus definiert den Status, in dem der Prozess angelegt wird. (mögliche Status siehe unten) Wird hier kein Status ausgewählt, wird der Prozess generell im Status WF.2 (in Arbeit) angelegt. In dem Beispiel ist der Status WF.1 für ‚zu Bearbeiten‘ konfiguriert (optional) | WF.1 (zu Bearbeiten) |
| Checkboxen: | ||
| Prozess ist ausführbar | Muss gesetzt sein, damit die Prozessvorlage zur Auswahl erscheint. | |
| Rückläufer dem Prozess zuordnen | Eingehende E-Mails oder Scans werden auf die Prozessnummer geprüft und automatisch zugeordnet. (optional) | |
| Angehängte Dokumente werden für das Ausgabe-Management berücksichtigt | Bei der Verwendung des Ausgabemanagers werden die PDF-Dokumente des Prozesses ausgegeben. (optional) |
Anlegen Tätigkeiten in der Prozessvorlage
Nach Erfassen der Prozessvorlage können unter ‚Aktionen‘ die einzelnen Tätigkeiten erfasst werden. Soll es nur eine ‚einfache‘ Prozessvorlage ohne Workflow-Funktionalität werden, also lediglich eine Checkliste aller Tätigkeiten, dann können diese unter dem Reiter ‚Aktionen‘ erfasst werden:
Hinzufügen Tätigkeiten zu Prozess
Bei der Erfassung der Tätigkeiten reichen i.d.R. die Eingabe der Benennung und Art (Tätigkeit). Soll die Reihenfolge der Tätigkeit im Prozess berücksichtigt werden, so kann ein Sortierungs-Kriterium vergeben werden. (Sichern über ‚OK‘)
Nach Eingabe aller Tätigkeiten sieht Ihre Prozessvorlage in etwa wie folgt aus:
Für die weitere Bearbeitung stehen Ihnen beide Anzeigemöglichkeiten zur Verfügung: Die gewünschte Zeile selektieren und mit der rechten Maustaste ‚Ändern‘:
ACHTUNG: ‚Entfernen‘ funktioniert nur in der Listanzeige!!! Auch Löschen nur in der Listanzeige!!!
Alle folgenden Konfigurationsmöglichkeiten sind auf allen Prozess- und Tätigkeitsvorlagen möglich:
Einfügen Dokumentvorlagen
Um Dokumentvorlagen in Prozess- oder Tätigkeitsvorlagen einzufügen, sollte man die Dokumentvorlagen bereits vorher angelegt haben. Zwar ist auch ein Neuanlegen auch an dieser Stelle möglich, aber nicht empfehlenswert. Informationen zum Anlegen von Dokumentvorlagen finden Sie hier.
Über ‚Hinzufügen‘ erhalten Sie eine Liste aller verfügbaren Dokumentvorlagen:
Es folgt ein weiteres Eingabefenster wo Sie die zu ermittelnden Adressen konfigurieren können:
| Muss freigeben werden | Das Dokument wird in einem besonderen Status in den Prozess übernommen und muss erst durch einen berechtigten Mitarbeiter freigeben werden (i.d.R. nur bei Dokumenten mit doppelter Unterschrift) |
| Adressen aus Prozess übernehmen | Oft werden bereits in der obersten Stufe (Prozess) die Adressen ermittelt (z.B. alle Eigentümer mit mehrfachen Adressen entfernen). Dann müssen in die einzelnen Tätigkeiten nur die Adressen aus dem Prozess übernommen werden |
| Mehrfache Adressen entfernen | In Verbindung mit ‚Funktionen für Adressverknüpfungen:‘: Die Ermittlung erfolgt pro Objekt und Einheiten. Da z.B. Eigentümer auch mehreren Einheiten oder Stellplätzen zugeordnet sein können, werden auch die Adressen mehrfach gefunden. (Bei bestimmten Dokumenten kann dies auch notwendig sein (z.B. Vollmachten pro Wohnung). Bei Anschreiben allerdings reicht meistens eine Adresse, daher werden über diese Funktion die mehrfachen Adressen entfernt. |
| Funktionen für Adressverknüpfungen | Alle Adressen des Objekts mit der angegebenen Funktionen werden ermittelt und dem Prozess/der Tätigkeit zugeordnet. |
Automatische Adressermittlung
Bei der automatischen Adressermittlung auf Prozess- oder Tätigkeitsebene handelt es sich um die Zuordnung der Adressen zu der jeweiligen Tätigkeiten, also der späteren Sichtbarkeit der Prozesse/Tätigkeiten auf Adressebene. Wie im vorhergenden Abschnitt können diese Adressen dann bei der Übernahme auf die jeweiligen Dokumentvorlagen verwendet werden.
In diesem Beispiel wird die dem Objekt in der Fuktion ‚Hausmeister‘ zugeordnete Adresse ermittelt und automatisch dem Prozess zugeordnet. Auch hier können doppelte Adressen über den Haken ‚Mehrfache Adressen entfernen‘ entfernt werden.
Automatische Bearbeiterermittlung
Werden bestimmte Tätigkeiten von bestimmten Bearbeitern bzw. Abteilungen bearbeitet, können diese unter dem Reiter ‚Bearbeiter‘ ermittelt werden:
Dabei können Sie folgende Szenarien konfigurieren:
- Ermittlung des Bearbeiters über den zugeordneten Sachbearbeiter (Buchhaltung, Objektbetreuung, etc.)
- Direkte Zuordnung des Benutzers
- Zuordnung einer definierten Abteilung (hier ‚Buchhaltung‘)
Bearbeitungshinweise
Unter Bearbeitungshinweise können Sie Anweisungen für den Mitarbeiter erfassen, die dann bei der Prozessbearbeitung zur Verfügung stehen:
