Es gibt mehrere Anläße, die Ordnerstruktur eines Objekts zu aktualisieren:
Neue Ordner bei Eigentümer-/Mieter-Wechsel
Meistens erfolgt die Aktualisierung der Ordnerstruktur automatisch beim regelmäßigen Datenaustausch der Objektinformationen – wenn nämlich ein Eigentümer- oder Mieterwechsel stattgefunden hat:
Dann werden für den neuen Eigentümer/Mieter auch neue Eigentümer-/Mieterordner angelegt. D.h. unter der Wohnung wird der Eigentümer/Mieter neu eingetragen und CAJAC legt basierend auf diese neuen Wohnungsinformation in den verschiedenen Stellen der Ordnerstruktur für die Eigentümer/Mieter auch neue Ordner an: z.B. Schriftverkehr oder Abrechnungsordner (Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, HK-Abrechnungen, NK-Abrechnungsordner).
Anpassung Ordnervorlage
Manchmal ergibt sich in der täglichen Arbeit die Notwendigkeit die Ordnerstruktur zu erweitern oder anzupassen. Dazu ändert man sinnvollerweise zunächst die Ordnervorlage und aktualisiert dann alle Objekte mit der neuen Ordnerstruktur. (Details über das Anlegen bzw. Ändern der Vorlagen für Ordnerstrukturen finden Sie hier)
Aktualisieren der Wirtschaftsjahrabhängigen Ordner
Für die Abrechnungsdokumente und den Schriftverkehr ist es zu empfehlen (bei der Nutzung des CAJAC Webportals und diverser WEG-Funktionalitäten ist es für die Abrechnungsdokumente zwingend notwendig), Wirtschaftsjahrabhängige Ordner anzulegen. Erkennbar sind diese Ordner an dem angefügten Wirtschafsjahr (z.B. 01.01.2025 oder bei unterjährig abgerechneten Wirtschaftseinheiten z.B. 01.07.2025)
Dies müssen jedes Jahr manuell aktualisiert werden. Dies kann zu jeden beliebigen Zeitpunkt angestoßen werden.
Und wie geht das?
Anstoß der Aktualisierung bei einem ausgewählten Objekt:
Sie möchten mehrere Objekte auf einmal aktualisieren?
Dann suchen Sie sich über die Suchfunktion Ihre Objekte
Im folgenden Fenster können Sie Ihre Suchkriterien eingeben oder einfach mit ‚Suchen‘ Bestätigen:
Sie erhalten nun die Liste der gefunden Objekte und können beliebig viele Objekte selektieren:
Im Folgefenster müssen Sie noch das Wirtschaftsjahr bestätigen und die Ordnervorlagen der ausgewählten Objekte werden aktualisiert.
Je nach Anzahl der ausgewählten Objekte kann die Aktualisierung längere Zeit in Anspruch nehmen.
Konfigurieren einer Ordnervorlage bei neuen Objekten
Beachten Sie: Bei neuen Objekten muss zunächst das Feld ‚Wirtschaftsjahrbeginn‘ gepflegt werden (in der Regel 01.01. ausser bei abweichenden Wirtschaftszeiträumen) und anschließend eine Ordnervorlage auf das Objekt konfiguriert werden:
Im folgenden Felder folgende Daten eingeben bzw. auswählen:
- Auswahl der entsprechenden Ordnervorlage (Beispielsweise könnten für Mietobjekte andere Ordnervorlagen gewählt werden, als für WEG-Objekte) über den Pfeil nach rechts (hier AblageOrdner_WEG)
- Haken für ‚Ordner sofort anlegen‘ setzen
- gewünschtes Wirtschaftsjahr
mit OK bestätigen.