{"id":43,"date":"2025-04-02T12:10:23","date_gmt":"2025-04-02T12:10:23","guid":{"rendered":"https:\/\/support.cajac.net\/?page_id=43"},"modified":"2025-11-24T10:57:48","modified_gmt":"2025-11-24T10:57:48","slug":"aktualisieren-ordnerstruktur","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/support.cajac.net\/?page_id=43","title":{"rendered":"Aktualisieren Ordnerstruktur – neues Wirtschaftsjahr anlegen"},"content":{"rendered":"\n

Es gibt mehrere Anl\u00e4\u00dfe, die Ordnerstruktur eines Objekts zu aktualisieren:<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Neue Ordner bei Eigent\u00fcmer-\/Mieter-Wechsel<\/h4>\n\n\n\n

Meistens erfolgt die Aktualisierung der Ordnerstruktur automatisch beim regelm\u00e4\u00dfigen Datenaustausch der Objektinformationen – wenn n\u00e4mlich ein Eigent\u00fcmer- oder Mieterwechsel stattgefunden hat:<\/p>\n\n\n\n

Dann werden f\u00fcr den neuen Eigent\u00fcmer\/Mieter auch neue Eigent\u00fcmer-\/Mieterordner angelegt. D.h. unter der Wohnung wird der Eigent\u00fcmer\/Mieter neu eingetragen und CAJAC legt basierend auf diese neuen Wohnungsinformation in den verschiedenen Stellen der Ordnerstruktur f\u00fcr die Eigent\u00fcmer\/Mieter auch neue Ordner an: z.B. Schriftverkehr oder Abrechnungsordner (Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, HK-Abrechnungen, NK-Abrechnungsordner). <\/p>\n\n\n\n

Anpassung Ordnervorlage<\/h4>\n\n\n\n

Manchmal ergibt sich in der t\u00e4glichen Arbeit die Notwendigkeit die Ordnerstruktur zu erweitern oder anzupassen. Dazu \u00e4ndert man sinnvollerweise zun\u00e4chst die Ordnervorlage und aktualisiert dann alle Objekte mit der neuen Ordnerstruktur. (Details \u00fcber das Anlegen bzw. \u00c4ndern der Vorlagen f\u00fcr Ordnerstrukturen finden Sie hier<\/strong>)<\/p>\n\n\n\n

Aktualisieren der Wirtschaftsjahrabh\u00e4ngigen Ordner <\/h4>\n\n\n\n

F\u00fcr die Abrechnungsdokumente und den Schriftverkehr ist es zu empfehlen (bei der Nutzung des CAJAC Webportals und diverser WEG-Funktionalit\u00e4ten ist es f\u00fcr die Abrechnungsdokumente zwingend notwendig), Wirtschaftsjahrabh\u00e4ngige Ordner anzulegen. Erkennbar sind diese Ordner an dem angef\u00fcgten Wirtschafsjahr (z.B. 01.01.2025 oder bei unterj\u00e4hrig abgerechneten Wirtschaftseinheiten z.B. 01.07.2025)<\/p>\n\n\n\n

Dies m\u00fcssen jedes Jahr manuell aktualisiert werden. Dies kann zu jeden beliebigen Zeitpunkt angesto\u00dfen werden. <\/p>\n\n\n\n

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Und wie geht das?<\/h2>\n\n\n\n

Ansto\u00df der Aktualisierung bei einem ausgew\u00e4hlten Objekt:<\/p>\n\n\n

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Sie m\u00f6chten mehrere Objekte auf einmal aktualisieren?<\/p>\n\n\n\n

Dann suchen Sie sich \u00fcber die Suchfunktion Ihre Objekte <\/p>\n\n\n\n

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Im folgenden Fenster k\u00f6nnen Sie Ihre Suchkriterien eingeben oder einfach mit ‚Suchen‘ Best\u00e4tigen:<\/p>\n\n\n

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Sie erhalten nun die Liste der gefunden Objekte und k\u00f6nnen beliebig viele Objekte selektieren:<\/p>\n\n\n

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Im Folgefenster m\u00fcssen Sie noch das Wirtschaftsjahr best\u00e4tigen und die Ordnervorlagen der ausgew\u00e4hlten Objekte werden aktualisiert.<\/p>\n\n\n

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Je nach Anzahl der ausgew\u00e4hlten Objekte kann die Aktualisierung l\u00e4ngere Zeit in Anspruch nehmen.<\/p>\n\n\n\n

Konfigurieren einer Ordnervorlage bei neuen Objekten<\/h4>\n\n\n\n

Beachten Sie: Bei neuen Objekten muss zun\u00e4chst das Feld ‚Wirtschaftsjahrbeginn‘ gepflegt werden (in der Regel 01.01. ausser bei abweichenden Wirtschaftszeitr\u00e4umen) und anschlie\u00dfend eine Ordnervorlage auf das Objekt konfiguriert werden:<\/p>\n\n\n

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Im folgenden Felder folgende Daten eingeben bzw. ausw\u00e4hlen:<\/p>\n\n\n

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  • Auswahl der entsprechenden Ordnervorlage (Beispielsweise k\u00f6nnten f\u00fcr Mietobjekte andere Ordnervorlagen gew\u00e4hlt werden, als f\u00fcr WEG-Objekte) \u00fcber den Pfeil nach rechts (hier AblageOrdner_WEG)<\/li>\n\n\n\n
  • Haken f\u00fcr ‚Ordner sofort anlegen‘ setzen<\/li>\n\n\n\n
  • gew\u00fcnschtes Wirtschaftsjahr<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    mit OK best\u00e4tigen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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