{"id":131,"date":"2025-04-29T09:40:12","date_gmt":"2025-04-29T09:40:12","guid":{"rendered":"https:\/\/support.cajac.net\/?page_id=131"},"modified":"2025-04-29T11:42:48","modified_gmt":"2025-04-29T11:42:48","slug":"serienbrief-oder-serien-e-mail-an-eigentuemer-mieter-eines-objekts","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/support.cajac.net\/?page_id=131","title":{"rendered":"Erstellen eines Serien-Briefs"},"content":{"rendered":"\n

Zun\u00e4chst wird \u00fcber den Knopf ‚Dokument‘ ein Dokument aus den Dokumentvorlagen ausgew\u00e4hlt und angelegt:<\/p>\n\n\n\n

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In der Aufgabenliste wird ein neuer Eintrag angezeigt mit dem Namen der Vorlage im Betreff: <\/p>\n\n\n

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Eintrag des neuen Dokuments in der Aufgabenliste<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Im Detailbereich darunter werden nun die Meta-Daten wie Objektnummer, Betreff und Adresslisten hinzugef\u00fcgt:<\/p>\n\n\n

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Ausw\u00e4hlen der Informationen f\u00fcr den Serienbrief<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

In diesem Beispiel wird das Objekt eingegeben, der Betreff angepasst und die Adressen f\u00fcr den Serienbrief ausgew\u00e4hlt. (In diesem Beispiel werden die Eigent\u00fcmer eines Objekts hinzugef\u00fcgt. Wie der Screenshot zeigt, k\u00f6nnen beliebig weitere Funktionen eines Objekts hinzugef\u00fcgt werden, oder es werden – falls das Dokument einem Prozess zugeordnet ist, der bereits eine Adressliste zugeordnet hat – die Adressen aus dem Prozess \u00fcbernommen.
Oder es wird eine beliebige Adresse entweder \u00fcber die Schnellsuche hinzugef\u00fcgt: <\/p>\n\n\n

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Schnellsuche<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Wollen Sie einen Brief objekt\u00fcbergreifend beispielsweise an alle Verwaltungsbeir\u00e4te schreiben, m\u00fcssen Sie die Adressen \u00fcber ‚Hinzuf\u00fcgen‘ zuordnen: <\/p>\n\n\n

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Es folgt eine Suchmaske f\u00fcr die Personen\/Adressen<\/p>\n\n\n

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Suchkriterien zur Adresssuche<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Man kann nach allen Feldern, die die Suchmaske bietet suchen, hier z.B. nach den Kommunikationsdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.). Als Platzhalter oder Jokerzeichen wird das ‚%‘-Zeichen verwendet: z.B. %beispiel%@beispiel.de findet alle Adressen, die als E-Mail-Adresse vor dem @-Zeichen die Zeichenkette ‚beispiel‘ enth\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n

Sucht man die Verwaltungsbeir\u00e4te aller Objekte hat man die M\u00f6glichkeit \u00fcber die Funktionszuordnung zu suchen:<\/p>\n\n\n

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Suche nach Funktionszuordnung und Auswahl von Objekt<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Hier werden alle Verwaltungsbeir\u00e4te gefunden, die den Objekten 00000 bis 000ZZ zugeordnet sind. Wird das Feld Objekt leer gelassen, so werden alle Verwaltungsbeir\u00e4te gefunden, die im System Objekten zugeordnet sind.<\/p>\n\n\n

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Suchergebnis<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Im Suchergebnis k\u00f6nnen dann ggf. mehrfach gefundene Adressen (z.B. mit mehreren Einheiten) \u00fcber den Knopf ‚Mehrfache entfernen‘ aus der Liste entfernt werden.<\/p>\n\n\n\n

Bei Best\u00e4tigen durch ‚OK‘ werden die ausgew\u00e4hlten Adressen (kann auch nur eine Adresse sein) in die Liste der Adressen \u00fcbernommen:<\/p>\n\n\n

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Adressliste <\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

\u00dcber den Haken in der ersten Spalte wird gesteuert, welche Adressen sp\u00e4ter im Serienbrief ber\u00fccksichtigt werden. Bei einer gr\u00f6\u00dferen Adress-Liste kann es sinnvoll sein, die Liste als Tabelle zu \u00f6ffnen:<\/p>\n\n\n

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Adress\u00fcbersicht in Tabelle<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Dieses Fenster l\u00e4\u00dft sich beliebig vergr\u00f6\u00dfern und auch hier k\u00f6nnen weitere Adressen \u00fcber die rechte Maustaste hinzugef\u00fcgt werden oder Adressen entfernt. <\/p>\n\n\n\n

Bearbeiten des Word-Dokuments<\/h4>\n\n\n\n

Sind die Adressen, Objekt und Betreff eingetragen und gespeichert wird \u00fcber den Knopf ‚Bearbeiten‘ MS Word gestartet:
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Es \u00f6ffnet sich MS Word und die Vorlage mit den ausgef\u00fcllten Platzhaltern \u00f6ffnet sich:<\/p>\n\n\n

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Beispieldokument Serienbrief mit ausgef\u00fcllten Platzhaltern<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Nun kann der Serienbrief mit den gewohnten Word-Funktionen bearbeitet werden. (Eingabe von Text und Einf\u00fcgen von Bildern, Anpassen von Formatierungen, etc.)<\/p>\n\n\n\n

Personalisieren des Dokuments<\/h4>\n\n\n\n

Personalisieren im Sinne von CAJAC bedeutet f\u00fcr jede zugeordnete und markierte Adresse wird ein separates PDF-Dokument generiert und ist damit der jeweiligen Adresse zugeordnet. Daf\u00fcr steht in Word technisch das CAJAC Add-In cajmso zur Verf\u00fcgung. Die Funktionen findet man in Word unter dem separaten CAJAC-Reiter:<\/p>\n\n\n

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WICHTIG: DOKUMENT IMMER \u00dcBER DIESE SPEICHER-KN\u00d6PFE SICHERN UND SCHLIE\u00dfEN. Andernfalls wird das Dokument NICHT in das CAJAC-Archiv zur\u00fcck gesichert. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Unterschrift einf\u00fcgen<\/h6>\n\n\n\n

F\u00fcr jeden Benutzer ist im Benutzerstamm eine digitale Unterschrift hinterlegt. \u00dcber die Funktionskn\u00f6pfe ‚Unterschrift ZB‘ bzw. ‚Unterschrift‘ wird diese Unterschrift in das Dokument auf die vordefinierte Stelle importiert:<\/p>\n\n\n

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\"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Ist das Worddokument fertig, kann es personalisiert werden, also die Generierung der PDF-Dokumente vorgenommen werden:<\/p>\n\n\n

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  • Es wird angezeigt, wieviele Adressen zur Generierung ausgew\u00e4hlt sind => hier k\u00f6nnten noch Adressen von der Personalisierung ausgenommen werden<\/li>\n\n\n\n
  • Auswahl des Druckers, falls der Serienbrief direkt ausgedruckt werden soll<\/li>\n\n\n\n
  • Angabe eines ggf. abweichenden Belegdruckers<\/li>\n\n\n\n
  • PDF’s erstellen => es werden lediglich PDF-Dokumente generiert und nicht ausgedruckt<\/li>\n\n\n\n
  • PDF’s erstellen und Ausdruck eines Belegexemplars => es wird nur das Belegexemplar an den Drucker gesendet<\/li>\n\n\n\n
  • Serienbriefe drucken und PDF’s erstellen<\/li>\n\n\n\n
  • Sowohl Serienbriefe als auch das Belegexemplar drucken und PDF’s speichern<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    => PDF’s werden immer generiert<\/p>\n\n\n\n

    Anschlie\u00dfend das Worddokument speichern und schlie\u00dfen<\/p>\n\n\n

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    \"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

    Das Schlie\u00dfen von Word \u00fcber ‚X‘ (Schlie\u00dfen des Fensters) ist ebenso m\u00f6glich:<\/p>\n\n\n

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    \"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n

    Auf jeden Fall muss folgendes Fenster zur Best\u00e4tigung angezeigt werden:<\/p>\n\n\n

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    \u00c4ltere CAJAC MSO-Schnittstelle<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

    oder<\/p>\n\n\n

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    \"\"
    Aktuelle CAJAC MSO-Schnittstelle<\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

    Alle anderen Fenster deuten auf eine Fehlfunktion der Schnittstelle und erfordern eine Sonderbehandlung<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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